O dinheiro já foi gasto: o retorno depende do mês seguinte
Quem tem empresa em Mato Grosso conhece a conta. Inscrição, estande ou ingresso, diária da equipe, gasolina, e — a parte que ninguém soma — as horas dos três dias em que o dono e os dois melhores vendedores não atenderam ninguém na loja. Nada disso vira receita dentro do pavilhão. No evento a empresa paga; o retorno aparece nas semanas seguintes, quando a conversa de corredor vira reunião.
E o calendário de Cuiabá está cheio até dezembro: a Feira Arvend vai de 26 a 28/10 na ALMT, a Expo Auto Mecânica reúne o setor de reparação automotiva de 5 a 7/11 com 15 palestras, o XXX ENBRA discute gestão, agro e tecnologia de 11 a 13/11, e a 4ª Expominério ocupa o Centro de Eventos do Pantanal de 25 a 27/11. Só para dimensionar o que se movimenta em volta: na edição de 2025 da Expominério, a organização falou em cerca de R$ 200 milhões em negócios gerados e 10 mil visitantes. Negócio gerado em feira quase nunca é assinado na feira — é assinado no mês que vem.
O problema, então, não é captar contato. É que o contato volta para a empresa sem dono, sem data e sem próximo passo. Lista que vira planilha esquecida é despesa de relacionamento.
Dia 1: triagem em três grupos antes de mandar qualquer mensagem
A primeira coisa a fazer na volta não é mandar mensagem — é separar. Em até 24 horas, com os dois cadernos e o celular na mesa, divida tudo em três grupos:
- A — necessidade e poder. A pessoa contou um problema que você resolve, deixou claro que tem acesso a quem decide e falou de prazo.
- B — perfil certo, sem urgência. É o seu cliente, mas hoje não tem dor ou prioridade.
- C — rede. Fornecedor, parceiro, concorrente simpático, gente que vale conhecer e não comprar.
O grupo A é onde entra a próxima etapa. Cada contato dele precisa de quatro campos no CRM (ou na ferramenta que você usa — o que importa é que todos da equipe enxerguem o mesmo):
- O problema descrito nas palavras da pessoa, não no seu jargão.
- Quem mais decide, e em que papel.
- O prazo que ela mencionou.
- O que ficou combinado no estande ("manda o material", "me liga depois do dia 10", "quero ver funcionando").
A diferença entre lista e contexto é essa. "João — oficina — cartão" não é lead. "João, dono de oficina em Várzea Grande, perde orçamento porque o atendente demora a responder no WhatsApp; o filho cuida do financeiro e decide junto; quer resolver antes da temporada de fim de ano; combinamos que eu mostraria um caso parecido" é.
A cadência do dia 1 ao dia 30
Sem cadência, mesmo o grupo A esfria. Um roteiro testado — método de follow-up pós-evento, não invenção nossa — funciona assim:
| Quando | O que vai na mensagem |
|---|---|
| Até 48 h | Mensagem individual retomando o problema que a pessoa contou, no canal em que ela falou com você |
| Dia 5 | Algo útil e específico: um exemplo parecido, uma conta, um caso |
| Dia 10 | Proposta de reunião curta, com dois horários concretos |
| Dia 15–20 | Retomada com fato novo — notícia, mudança de regra, resultado de um cliente |
| Dia 25–30 | Encerramento sem cobrança, porta aberta |
Duas regras seguram tudo isso. Primeira: cada mensagem traz algo novo. "Passando para saber se viu" é ruído; um dado, um exemplo ou um prazo é motivo de resposta. Segunda: o canal é o que a pessoa usou no evento. Se ela pediu WhatsApp, é WhatsApp; se foi e-mail no crachá, é e-mail.
Como pedir a reunião sem parecer vendedor insistente
"Quando fica bom para você?" costuma ficar sem resposta porque empurra para o outro a tarefa de decidir data, formato e assunto. Três frases resolvem:
- A referência: "Na feira você comentou que perde orçamento quando o cliente demora a ser atendido no WhatsApp."
- O que a conversa produz: "Em 30 minutos eu mostro como está esse fluxo hoje e o que dá para ajustar primeiro."
- Dois horários concretos: "Terça às 9h ou quinta às 16h?"
O pedido funciona melhor como diagnóstico do que como apresentação. Ninguém quer assistir a apresentação; quase todo mundo aceita contar como o processo funciona e ouvir onde estão os gargalos. É exatamente o que fazemos no diagnóstico de uma hora da Auralink: a gente ouve, mapeia o processo e devolve o que está travando — sem proposta empurrada.
As quatro taxas que mostram onde o funil vaza
Fim do mês, faça a conta em quatro passos:
- Contato A → resposta. Perda típica: mensagem genérica, canal errado, demora.
- Resposta → reunião. Perda típica: não houve pedido claro, só "vamos conversar".
- Reunião → proposta. Perda típica: reunião sem diagnóstico, proposta fora do problema real.
- Proposta → contrato. Perda típica: follow-up parado e prazo ignorado.
Exemplo hipotético, com números redondos só para mostrar a mecânica: 120 cartões coletados, 25 classificados como A, 18 respostas, 9 reuniões, 5 propostas, 2 contratos. Se o custo total da feira (inscrição, estrutura, diárias, horas da equipe) foi de R$ 18 mil, o custo por reunião qualificada foi de R$ 2 mil. Esse é o número que permite comparar uma feira com outra e com outros canais — não o número de cartões.
LGPD no uso da lista: o que a conversa permite e o que exige consentimento
Contato de feira não é lista de e-mail. Uma mensagem individual retomando uma conversa que a pessoa teve com você cabe na expectativa dela: ela deu o contato para isso. Inscrever todo mundo em newsletter, jogar os 120 nomes numa campanha automática de disparo ou repassar a lista para um parceiro, não.
Os dois caminhos do texto legal:
- Legítimo interesse (art. 7º, IX): possível, desde que passe no teste de finalidade (para quê você usa), necessidade (o mínimo de dado) e expectativa do titular (o que ele razoavelmente esperava ao entregar o contato). O Guia Orientativo de Legítimo Interesse da ANPD detalha o teste.
- Consentimento (art. 8º, § 5º): necessário quando o uso vai além da conversa — aí o consentimento tem que ser específico para aquela finalidade. O art. 10 pede ainda que o legítimo interesse seja documentado.
Na prática: queria mandar mensagem para o João sobre o problema que ele contou? Vá em frente. Queria colocar o João na sua lista de marketing? Peça autorização, com finalidade clara, e guarde o registro de quando ele autorizou.
Checklist do mês seguinte ao evento
- Contatos exportados para um único lugar, com dono definido por contato.
- Triagem A/B/C feita em até 24 h após a feira.
- Quatro campos preenchidos para todo contato do grupo A.
- Primeira mensagem enviada em até 48 h, no canal usado no evento.
- Cadência com as cinco datas marcadas e alguém responsável por cada uma.
- Quatro taxas calculadas e custo por reunião qualificada comparado com o da feira anterior.
- Base de contatos revisada: quem entrou por conversa, quem autorizou marketing, e retenção definida.
A feira tem data para acabar; a lista, não. Se você voltou de uma feira com uma lista parada, a gente senta com você e monta a triagem, a cadência e as quatro taxas do seu próximo mês — uma hora, sem custo.